Receptionist inhuren

Een receptionist of receptioniste (in de praktijk wisselend gebruikt, in de zoekbalie meestal met de e) ontvangt bezoekers, meldt hen aan, verzorgt badges en zorgt dat medewerkers en gasten snel op de juiste plek zijn. Daarnaast beheert zij de telefooncentrale, e-mail, post, pakketten, koeriers, sleutels en vergaderzaal-agenda.

De rol wordt ook wel receptie medewerker, frontdesk medewerker of gastvrouw genoemd. Onder al die namen bedoelen we hetzelfde: een representatief eerste aanspreekpunt dat professioneel, tweetalig en organisatorisch sterk is.

Onze receptionistes zijn getraind in gastvrijheid, professionele telefonie en de meest gebruikte bezoekersregistratie- en agendasystemen zoals Outlook, Google Workspace, Proxyclick, Envoy en GoBright. Bij een eigen intern systeem verzorgen wij standaard de inwerkperiode voor de start.

Wij leveren receptiediensten voor vaste bezetting, tijdelijke vervanging en projectmatige inzet. U kiest hoeveel uur, welke dagen en welk niveau van representatie:

Kantoor en hoofdkantoor:

• Vaste bezetting van uw receptie in dagdiensten of ploegen
• Bezoekersregistratie, badge-uitgifte en aanmelding via uw eigen systeem
• Telefooncentrale, telefonie en algemene informatievoorziening
• Beheer van post, pakketten, koeriers en sleutels
• Vergaderzaal-agenda, catering-aanvragen en facility ondersteuning

Hotel, business center en serviced offices:

• Front office receptioniste voor check-in en check-out
• Reserveringen, tarieven en gastenverzoeken in het PMS
• Meertalige ontvangst voor internationale gasten
• Concierge-taken zoals restauranttips en vervoer
• Nachtreceptie in overleg mogelijk

Vervanging en interim:

• Receptioniste inhuren voor 1 of meerdere dagen per week
• Vervanging bij ziekte, vakantie en zwangerschapsverlof
• Interim receptioniste tijdens werving van een vaste kracht
• Extra bezetting bij congressen, open dagen en piekdrukte
• Receptiedienst uitbesteden voor kleinere kantoren zonder eigen receptie

Standaard tweetalig (Nederlands en Engels), extra talen zoals Duits, Frans, Spaans of Turks op verzoek. U krijgt vaste gezichten met een vaste backup, ingewerkt op uw huisstijl en systemen.

Een representatieve receptie past bij elke organisatie waar bezoekers, klanten of huurders dagelijks binnenlopen. Wij werken onder andere voor:

• Kantoren, hoofdkantoren en multi-tenant panden
• Advocatenkantoren, accountants en zakelijke dienstverleners
• Hotels, serviced offices, business centers en flex-kantoren
• Ziekenhuizen, klinieken en zorginstellingen
• Onderwijsinstellingen, ROC's en corporate campussen
• Overheidsgebouwen, gemeenten en publieksbalies
• Vastgoedbeheerders, VvE's en woningcorporaties

Zoekt u iemand met een duidelijker toezichthoudende of veiligheidsrol? Bekijk dan onze servicemedewerker, toezichthouder of hospitality beveiliging.

Een receptioniste inhuren kan op verschillende manieren. De keuze bepaalt vooral hoe consistent uw service is en hoeveel context de persoon aan uw balie heeft. Deze tabel helpt u kiezen.

Wij zijn geen uitzendbureau maar een dienstverlener. Dat betekent dat uw receptioniste bij ons in vaste dienst is, dat de backup dezelfde context heeft en dat u een aanspreekpunt heeft voor kwaliteit en continuïteit.

Van intake tot dagelijkse routine houden we het overzichtelijk. Vier stappen, zonder verrassingen.

1. 01

   Intake en profielschets

   We bespreken uw huisstijl, systemen, openingstijden, gewenste talen en representatieniveau. Bij spoed staat er binnen 24 uur een offerte op maat.

2. 02

   Selectie op houding en systemen

   We matchen op uitstraling, ervaring met uw bezoekers- en PMS-systeem, telefonie en talen. U ontmoet de voorgestelde receptioniste voor de start.

3. 03

   Vaste receptioniste en backup

   U krijgt een vast gezicht met een vaste backup, ingewerkt op uw balie, uw agenda-systemen en uw huisregels. Wisselingen gebeuren alleen in overleg met u.

4. 04

   Uitvoering en evaluatie

   Dagelijkse overdracht en maandelijkse evaluatie met uw contactpersoon. Rapportage over bezoekers, incidenten en verbeterpunten via ons portaal of per e-mail.

Plan een kennismaking

Yahya (Oprichter Kilic Security)

Er is geen vast uurtarief voor het inhuren van een receptioniste. De prijs hangt af van:

• Aantal uur per week en aantal receptionistes op uw locatie
• Openingstijden, avond-, weekend- en feestdagtoeslagen
• Talen, representatieniveau en dresscode
• Extra taken zoals vergaderzaal-beheer, PMS-invoer of facility support
• Vaste bezetting of losse dagen (vervanging en interim kennen een ander tarief)
• Contractduur, aantal locaties en opzegtermijn

Een vaste receptioniste ligt doorgaans onder het uurtarief van een klassieke uitzendkracht bij dezelfde continuïteit, omdat u geen wisselingen en geen nieuwe inwerktijd betaalt. Na een korte intake ontvangt u een vrijblijvende offerte op maat, standaard binnen 1 werkdag en bij spoed binnen 24 uur.

Onze receptionistes worden geselecteerd op houding, taalvaardigheid en organisatietalent. We hechten aan aantoonbare kwaliteit:

Alle vaste receptionistes zijn BHV-gecertificeerd en volgen jaarlijks trainingen in gastvrijheid, telefonie, bezoekersregistratie en het omgaan met lastige of geagiteerde bezoekers. Ons kwaliteitssysteem is geborgd via onze certificeringen en het lidmaatschap van de Nederlandse Veiligheidsbranche.